Gebruikers, bedrijven en accounts

Binnen Copernica zijn er drie concepten: gebruikers, bedrijven, en accounts. Om effectief gebruik te maken van de software is het handig om te begrijpen hoe deze drie onderdelen met elkaar in verbinding staan en hoe ze samen de toegang tot de verschillende functies en data binnen Copernica beheren.

Gebruikers

Een gebruiker is een individu met een persoonlijke inlog, bestaande uit een e-mailadres en een wachtwoord. Daarnaast bevat een gebruikersprofiel aanvullende informatie zoals naam, nieuwsbriefvoorkeuren, telefoonnummer en overige instellingen. Iedere persoon die toegang heeft tot Copernica, ongeacht de rol of verantwoordelijkheden, moet een dergelijk gebruikersprofiel hebben. Een gebruikersnaam is altijd persoonsgebonden en moet daarom voorzien van een echte naam en een persoonlijk e-mailadres. Algemene namen zoals "Beheerder" of "Administratie" zijn niet toegestaan. Dit geldt ook voor algemene e-mailadresses zoals "marketing@voorbeeld.nl". Elke gebruiker is gekoppeld aan één bedrijf.

Bedrijven

Bedrijven vormen de organisatorische laag waarin gebruikers worden gegroepeerd. Gebruikers zijn altijd gekoppeld aan één specifiek bedrijf. Binnen één bedrijf kunnen meerdere gebruikers aanwezig zijn, die vaak gezamenlijk toegang hebben tot de accounts die aan dat bedrijf zijn gekoppeld.

Accounts

Een account is een omgeving binnen Copernica waarbinnen alle marketingdata van een bedrijf wordt beheerd. Dit omvat klantdatabases, selecties, templates, statistieken, en andere relevante marketinginformatie. In de meeste gevallen heeft een bedrijf één account en hebben de gebruikers binnen dat bedrijf allemaal toegang tot ditzelfde account.

In de configuratiemodule kun je per account en per bedrijf inzien welke gebruikers toegang hebben tot dat bedrijf en tot het account. In veel gevallen zijn deze lijsten gelijk: alle medewerkers van het bedrijf hebben ook toegang tot het account van dat bedrijf.

Complexere structuren

In sommige gevallen heeft een bedrijf meerdere accounts. Dit komt vaak voor bij grotere organisaties die voor verschillende afdelingen of vestigingen afzonderlijke accounts hebben opgezet. Hier wordt het onderscheid tussen bedrijven en accounts duidelijker, omdat niet alle gebruikers toegang hebben tot alle accounts. De toegang kan bijvoorbeeld beperkt zijn tot alleen de relevante afdeling of vestiging.

Een ander belangrijk aspect van de Copernica-structuur is de rol van Copernica-partners, zoals reclamebureaus of IT-dienstverleners. Deze partners ondersteunen bedrijven bij het gebruik van Copernica en kunnen daarom toegang hebben tot accounts van meerdere bedrijven. In dergelijke gevallen hebben ook gebruikers van buiten het bedrijf toegang tot een account.

Toegangsrechten per account

Elke gebruiker met toegang tot een account beschikt over specifieke toegangsrechten. Deze rechten bepalen in hoeverre een gebruiker handelingen binnen het account kan uitvoeren.

• Accountbeheerder: Heeft volledige toegang tot het gehele account, inclusief het instellen van toegangsrechten voor andere gebruikers en het toevoegen of verwijderen van gebruikers.

• Huisstijlbewaker: Heeft toestemming om alle templates, documenten, websites en vormgevingsmaterialen te bekijken en aan te passen, en om mailings te versturen. Gewone gebruikers mogen wel aanpassingen maken aan de content, en vormgeving, maar mogen deze niet versturen om te voorkomen dat per ongeluk berichten worden verstuurd die niet aansluiten op de bedrijfsidentiteit of huisstijl.

• Standaardgebruiker: Heeft voor elke database of template specifieke toestemming nodig om bepaalde handelingen uit te voeren. Een accountbeheerder kan specifieke rechten voor een standaardgebruiker instellen binnen een database of template via 'Configuratie -> Toegangsrechten.

Toegangsrechten per database of template

Op database- en templateniveau kunnen toegangsrechten gedetailleerd worden ingesteld. Hiermee kun je voorkomen dat collega's onbevoegd inzake krijgen in klantgegevens, of wijzigingen aanbrengen in databases of templates.

Binnen een database zijn de volgende rechten beschikbaar:

• Weergeven: De gebruiker mag (sub)profielen bekijken en zoeken.
• Gebruiken: De gebruiker mag (sub)profielen toevoegen, verwijderen, bewerken en importeren.
• Exporteren: De gebruiker mag exports van (sub)profielen aanmaken.
• Bewerken: De gebruiker mag (sub)profielen bewerken.
• Verwijderen: De gebruiker mag de database verwijderen.

Binnen een tempate zijn dit de toegangsrechten:

• Inzien: De gebruiker mag de template weergeven.
• Gebruiken: De gebruiker mag de template bewerken.
• Bewerken: De gebruiker mag toegangsrechten bewerken.
• Individuele mailing: De gebruiker mag individuele mailings versturen met deze template.
• Bulkmailings: De gebruiker mag bulkmailings versturen met deze template.

Toevoegen, aanpassen en verwijderen van gebruikers

Om gebruikers te kunnen toevoegen of te verwijderen heb je rechten als bedrijfsbeheerder en accountbeheerder nodig. Je kunt gebruikers toevoegen in de configuratie-module. Hier vind je zowel overzichten van bedrijfsmedewerkers en van accountgebruikers. Om een collega toegang te geven tot een account, moet je deze eerst als bedrijfsmedewerker toevoegen, en daarna aan het account. Je collega moet dus in beide overzichten (in bedrijfsgebruikers en in accountgebruikers) staan. Als je iemand alleen als bedrijfsmedewerker toevoegt, dan is er nog geen toegang tot het account.

Om misbruik te voorkomen vereist het toevoegproces een paar stappen. Collega's moeten bevestigen dat ze worden toegevoegd tot een bedrijf. Na het toevoegen ontvangt de nieuwe gebruiker daarom een uitnodiging via e-mail om zich aan te sluiten bij het bedrijf en het account.

Gebruikerskosten

Houd er rekening mee dat het beheren van gebruikers mogelijk kosten met zich meebrengt. Bekijk ons standaardkostenoverzicht op de pagina met tarieven.